Datenschutzerklärung

Stand: 10. Oktober 2026

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für EasyBNB ist:

Majid Vesal Azad – Lotus Intelligent Software Solutions
Eichenweg 38, 79336 Herbolzheim, Deutschland
E-Mail: kontakt@ebnb.app

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung deiner Rechte kannst du dich direkt an diese Adresse wenden.

2. Daten und Zwecke

Wir verarbeiten Konto- und Kontaktdaten, Projektinhalte und Dokumente, Nachrichten sowie Vertrags- und Abrechnungsdaten, um EasyBNB bereitzustellen und Anfragen zu beantworten. Hinzu kommen technische Zugriffsdaten, etwa IP-Adresse, Zeitpunkt und Browserangaben, zur Sicherheit und Fehlerbehebung.

Rechtsgrundlagen sind die Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), gesetzliche Pflichten (lit. c) und unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, zuverlässigen Betrieb (lit. f). Soweit wir eine Einwilligung einholen, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Erforderliche Angaben sind im jeweiligen Vorgang gekennzeichnet; ohne sie ist die betreffende Leistung nicht möglich.

Bei Einladungen und Projektfreigaben erhalten wir Kontaktdaten und gegebenenfalls die Organisationszuordnung vom einladenden Nutzer. Wir verwenden sie zur Zustellung und Verwaltung des Zugangs; Zugriffsdaten dienen dessen Absicherung.

3. Projektinhalte und Dienstleister

Projektinhalte sind für die nach den eingerichteten Berechtigungen zugelassenen Nutzer zugänglich. Über die Freigabefunktion können Kunden ausgewählte Inhalte zusätzlich externen Empfängern zugänglich machen und den Zugang wieder widerrufen.

Für Betrieb, Speicherung, Kommunikation und Zahlungsabwicklung setzen wir spezialisierte Dienstleister ein. Diese erhalten die für ihre Aufgaben erforderlichen Daten. Zahlungsdaten werden unmittelbar beim Zahlungsdienstleister verarbeitet; vollständige Karten- oder Bankdaten speichern wir nicht. Bei Karten- und Adressfunktionen können IP-Adresse, eingegebene Adressen und Standortangaben an den jeweiligen Kartendienst übermittelt werden.

Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeiten, ist vor Beginn ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abzuschließen. Handelt der Kunde selbst als Auftragsverarbeiter, werden wir als Unterauftragsverarbeiter tätig. Angaben zu den eingesetzten Unterauftragsverarbeitern sind Bestandteil dieses Vertrags.

4. Optionaler KI-Assistent und KI-Auswertungen

Der KI-Assistent ist freiwillig und kann gesondert kostenpflichtig angeboten werden. Etwaige Kosten werden vor einer verbindlichen Buchung angezeigt. Zur Beantwortung von Anfragen werden Nachrichten, bei Sprachnutzung Audiodaten und Transkripte sowie benötigte, für den Nutzer zugängliche Projektinformationen an einen KI-Dienstleister übermittelt. Gespräche und Feedback werden im Nutzerkonto gespeichert; gespeicherte Gespräche können im Verlauf gelöscht werden.

Daneben können die Dokumentenprüfung, Energieauswertung und KI-gestützte Punkteberechnung die jeweils benötigten Dokumente und Eingaben an einen KI-Dienstleister übermitteln. Diese Funktionen arbeiten unabhängig vom optionalen Assistenten.

Die Verarbeitung dient der angeforderten Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit für den Assistenten eine Einwilligung abgefragt wird, beruht diese Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann in den dafür vorgesehenen Einstellungen oder per E-Mail an kontakt@ebnb.app für die Zukunft widerrufen werden. Die übrigen KI-Auswertungen werden dadurch nicht abgeschaltet.

KI-Ergebnisse sind Arbeitshilfen und müssen fachlich geprüft werden. Es erfolgen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

5. Empfänger und Verarbeitung außerhalb des EWR

Empfänger sind die oben beschriebenen Dienstleister, vom Kunden berechtigte Nutzer und Freigabeempfänger sowie Behörden, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Dienstleister können wechseln. Personenbezogene Daten übermitteln wir außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Wir stützen solche Übermittlungen auf einen für den Empfänger geltenden Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln und, soweit erforderlich, ergänzende Schutzmaßnahmen. Informationen zu den im Einzelfall eingesetzten Empfängern und Garantien sowie Kopien der Garantien können per E-Mail an kontakt@ebnb.app angefordert werden.

6. Cookies und Browserspeicher

Wir verwenden Cookies und lokalen Browserspeicher für Anmeldung, Sicherheit, Oberflächeneinstellungen und die Speicherung von Hinweisen oder Einwilligungen. Sie dienen nicht der Werbung oder Reichweitenmessung. Erforderliche Speicherung erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, einwilligungspflichtige Speicherung nach § 25 Abs. 1 TDDDG; für personenbezogene Daten gelten die in Abschnitt 2 genannten Rechtsgrundlagen.

Sitzungsdaten enden mit Abmeldung oder Sitzungsablauf, die Seitenleisten-Einstellung nach bis zu sieben Tagen. Lokale Anmeldedaten bleiben bis zur Abmeldung oder Löschung bestehen; Hinweisbestätigungen und Einwilligungen bis zur jeweiligen Änderung, zum Widerruf oder zur Löschung im Browser.

7. Speicherdauer

Konto- und Vertragsdaten speichern wir für die Vertragsdauer, Projektinhalte nach den Vereinbarungen mit dem Kunden. Gespräche bleiben bis zur Löschung durch den Nutzer oder im Rahmen der Beendigung des Kontos gespeichert. Anfragen und technische Protokolle werden nur so lange aufbewahrt, wie Bearbeitung, Sicherheit oder Fehlerklärung dies erfordern. Daten abgelaufener oder widerrufener Projektfreigaben können bis zu zwölf Monate zu Nachweiszwecken aufbewahrt werden. Für Geschäftsunterlagen gelten die gesetzlichen Fristen, regelmäßig sechs, acht oder zehn Jahre. Danach löschen oder anonymisieren wir die Daten, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder erforderliche Rechtsverfolgung entgegenstehen.

8. Deine Rechte

Du hast nach den gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Einwilligungen kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Widerspruch: Bei einer Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation jederzeit widersprechen.

Für diese Anliegen genügt eine Nachricht per E-Mail an kontakt@ebnb.app. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Datenverarbeitung oder die erforderlichen Informationen ändern. Dazu können auch Änderungen bei Empfängern, Verarbeitungszwecken oder Drittlandübermittlungen gehören.